规章制度
当前位置: 首页 / 学团工作 / 规章制度 / 正文

数学科学学院学生会各类活动申请开展及活动存档基本程序流程

信息来源: 发布日期: 2018-01-12浏览次数:

 

一、 活动申报基本程序流程:

1、活动承办部门撰写活动策划书并填写活动申报表;

2、向主席团递交书面申请,粗略介绍活动内容;

3、将活动策划书交予主席团初审,并由主席团在策划书上批上建议和签字;

4、将修改后的策划书交予分管老师审批;

5、部门内开准备会,确定各项任务负责人,将工作分配到人;

6、通知学院团委宣传部做好出海报、传单的准备工作,申请移动展板的使用;

7、通知学院团委信息部及新媒体部做好活动的宣传工作;

8、如需要应通知礼仪队和纪检部做好准备工作;

9、向学校有关部门申请好场地的借用;

10、邀请嘉宾;

二、 活动证书申请基本程序流程

1、活动准备阶段应将具体策划书和奖项设置交于秘书处,由秘书处向老师申请活动空白证书;

2、活动结束后,应填写好空白证书,并将活动证书及获奖名单经由秘书处,向老师申请加盖学院团委印章;

三、 活动总结及存档基本程序流程:

1、对整个活动进行总结和反思,发现存在的问题和不足,并撰写活动总结;

2、活动结束后一周内将活动策划书、活动申请表、活动总结、活动获奖名单的纸质版交予分管老师审阅,最后交由秘书处,由秘书处整理归档;

3、活动结束后一周内将活动策划书、活动申请表、活动总结、活动获奖名单、活动高清图片(4张)、活动证书照片的电子版以压缩包的形式交予秘书处,由秘书处整理归档;

4、将活动期间所用经费的正规发票交于秘书处,由秘书处将发票交给老师对经费进行报销;

四、 经费报销

1.申请购买物资:因活动需要购买大批物品前,应先提交清单,经团委分管老师或团委书记同意后方可购买;少量且急需物品(花销费用在30元以下)经过主席部长同意后可先自行购买,但要保留好购买物品的正规发票及收据。

2.部门发票收集:每个部门的财务负责人统一收集自己部门近段时间需要报销的发票,并填写活动经费报销申请表。财务负责人统一收集发票和申请表后,部长签字。

3.活动结束后5-10个工作日内,花销500元以下,由部门部长持活动经费报销申请表、正规发票、活动预算表到办公室找分管部门老师签字,然后找财务主管老师报销。花销500元以上,需有分管部门老师、团委书记签字再找财务主管老师报销。若某项大型活动涉及多个部门花销,每个部门收集好各自的发票交由秘书处统一来报。

4.活动实际总花销500元以下且超过预算数额的30%以上,超出部分由部长与分管老师沟通后经签字确认再进行报销,500元以上且超过预算数额的20%以上,报团委书记签字后报销。

5.报销金额返回:办公室统一报销后,应及时将报销金额返回给各部门的财务负责人,由财务负责人将报销金额返还给相关垫付经费同学。

 

附件1

活动经费报销申请表

部门: 活动名称 时间:

活动购买物品

单价

数量

总价

购买人

部长签字

主管老师签字:(部门分管老师或团委书记)

报销人签字:

  

      附件2:常用正规发票、收据图:   

            

 带明细发票1

带明细发票2

带明细发票3

定额发票

 

                                                    

收据单

 

五、 注意事项:

1、办理活动申请的同学必须熟悉整个活动的具体流程,以便对于活动的相关问题可以及时准确地解决,使活动办得更加成功;

2、任何形式的活动必须经过主席团、指导老师的审批或允许后才能开展后续的宣传、场地借用等活动准备工作;

3、各主办、承办部门应以主人翁的姿态,以高度的责任感投入工作,尤其注意活动细节要考虑周全,要早计划、早准备,勤总结、多汇报;

4、活动必须严格按照审批的策划书进行,活动后,负责人及时将正规发票整理合计,每张发票必须注明日期、用途及经手人,一周内交于指导老师;

5、活动策划书、活动申报表、活动总结应按照《数学科学学院公文格式》以word文档的格式存档;

6、活动证书落款应注明数学科学学院团委及相关部门。

 

附件3

数学科学学院学生会活动申请表

活动名称

所用物品

是否归还

申报部门

负责人及

其联系方式

分管主席意见

活动时间

活动地点

主席团意见

预计参加人数

特邀人员

计划总结是否上交

(秘书处)

负责人签字:

相关新闻是否上传

(信息部)

相关图片是否上报整理

(信息部)

(秘书处)

分管老师审批意见

团委审批意见

活动预算

费用及来源

备注

表彰奖励

 附件4:

                                    

                                         xxx
 

           活
 

           动
 

           策

 

           划
 

           书

主办单位:数学科学学院

承办单位:数学科学学院团委xx部门

一、活动目的及意义

 

二、活动主题

 

三、组织机构

主办单位:曲阜师范大学数学科学学院

承办单位:数学科学学院团委xx部门

四、活动参与人

活动负责单位:

主要参与群体:

指导老师:

1. 活动流程大体日期安排

2. 前期宣传

3. 收集作品阶段

4. 作品整理阶段

5. 评出大赛最终结果

6. 颁奖

7. (如有额外流程请自行添加)

 

五、大赛评分方案

(一)评奖:

   1.奖项设置:

   2.评奖办法:

   3.评委会组成:

   4.评审过程:

(二)仲裁评审委员会负责人:

(三)仲裁及评审:

 

六、活动预算

经费预算要尽量符合实际花费,写出每一笔经费预算开支,以便于报销处理(报销时附正规发票)。如果大型活动需要资金赞助,联系素质拓展部。

 

项目

具体内容说明

资金

总计

场地费

道具费

组织人员活动经费

宣传广告

礼品

奖品

……